Organización y Conducción de una Serie de Reuniones Virtuales con Google Calendar y Google Meet

Contexto: Eres el coordinador de un equipo de proyecto y necesitas organizar una serie de reuniones virtuales para planificar y monitorear el progreso del proyecto.

Objetivo: Aprender a utilizar Google Calendar para programar reuniones y Google Meet para llevarlas a cabo de manera efectiva.

Paso 1: Configuración del Calendario del Proyecto en Google Calendar

  1. Tarea: Abre Google Calendar y configura un nuevo calendario llamado «Proyecto X».
  2. Instrucciones:
    • En la configuración de Google Calendar, crea un nuevo calendario específico para este proyecto.
    • Asigna un color distintivo a este calendario para facilitar su identificación.

Paso 2: Programación de las Reuniones

  1. Tarea: Programa tres reuniones virtuales en Google Calendar a lo largo de dos semanas.
  2. Instrucciones:
    • Cada reunión debe tener un propósito específico (por ejemplo, Planificación, Revisión de Avances, Resolución de Problemas).
    • Establece fechas y horas que consideres adecuadas.
    • Asegúrate de que cada evento del calendario incluya una breve agenda en la descripción.

Paso 3: Integración de Google Meet

  1. Tarea: Agrega un enlace de Google Meet a cada una de las reuniones programadas.
  2. Instrucciones:
    • Al crear o editar un evento en Google Calendar, selecciona «Agregar videoconferencia» y elige Google Meet.
    • Esto generará automáticamente un enlace de Meet que los participantes pueden usar para unirse a la reunión.

Paso 4: Invitación a los Participantes

  1. Tarea: Envía invitaciones a las reuniones a los participantes (puedes usar correos ficticios como test1@publicidad.uy, test2@publicidad.uy, etc.).
  2. Instrucciones:
    • Añade las direcciones de correo electrónico de los participantes en el campo «Invitados» de cada evento en Google Calendar.
    • Incluye un mensaje personalizado en la invitación, animando a los participantes a revisar la agenda y prepararse para la reunión.

Este ejercicio te ayudará a desarrollar habilidades en la organización y gestión de reuniones virtuales, utilizando herramientas como Google Calendar y Google Meet, que son esenciales para la comunicación y coordinación efectiva en entornos de trabajo remoto y colaborativo.